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Titre: "Automatisation et Simplification du Processus d’Onboarding Client par une Agence" Dans cet article, nous découvrons l'histoire fascinante de Nick Abraham, COO chez Jetpack, et de comment il a révolutionné l'onboarding client de son agence grâce à l'automatisation et aux outils no-code. Partageant son parcours entrepreneurial, Nick explique comment il est passé d’une gestion manuelle et chaotique à une opération rationalisée et efficace. Il aborde les stratégies qu'il a mises en place pour automatiser la génération de leads et optimiser les interactions avec les clients via des plateformes comme Zapier, Mailshake et Slack. Les processus de gestion de projet et de communication avec les vendeurs sont également abordés, illustrant comment chaque étape du travail peut être simplifiée grâce aux outils technologiques appropriés. En conclusion, Nick révèle comment cette approche a permis à son équipe de gagner en efficacité et en productivité, offrant ainsi une meilleure expérience client. Ce témoignage est une véritable source d'inspiration pour toute agence cherchant à optimiser ses processus grâce à l’automatisation. Plongez dans cet article pour découvrir une méthodologie innovante et efficace de gestion d'agence !
Automatisation et Simplification du Processus d'Onboarding Client par une Agence
Nous adorons mettre en lumière les personnes qui font des choses incroyables avec le no-code. Nous avons discuté de l'automatisation sur notre blog dans un guide pratique, mais nous restons toujours impressionnés par ceux qui l'adaptent à leur secteur.
C’est ainsi que nous avons découvert le travail de Nick Abraham. Il a mis en place un processus efficace pour aider les agences à automatiser et simplifier l'onboarding de leurs clients.
Voici son histoire.
Salut, je m'appelle Nick Abraham, je suis COO chez Jetpack. Mon rôle est de veiller à ce que toutes nos entreprises du portefeuille fonctionnent à un niveau élevé, ce que je fais principalement grâce aux automatisations et aux systèmes. J'ai toujours été entrepreneur. De la vente de chaussettes customisées au collège, à la création de ma propre agence marketing qui employait plus de 7 personnes à l'âge de 18 ans. Originaire de Dallas, ma famille vient d'Inde.
Avant de découvrir le mouvement no-code, la vie en agence était chaotique! Les choses étaient standardisées, mais elles demandaient beaucoup d'efforts manuels. Maîtriser Integromat et Zapier m'a permis de libérer complètement mon temps, ainsi que celui de mes employés. À un moment donné, nous exécutions plus d'un million de zaps par mois!
Génération de leads en pilotage automatique
Nous utilisons la méthode de cold email @blackhatwizardd sur Mailshake pour envoyer des emails hyper-personnalisés. Nous vivons quasiment sur Slack, donc nous avons un canal séparé pour la génération de leads.
Nous avons une équipe de VAs (assistants virtuels) qui appelle proactivement toute personne qui répond positivement. Grâce à la séquence omnicanal sur Slack, le VA est notifié rapidement, répond rapidement, et gère les messages efficacement. Cela est beaucoup plus facile que de surveiller LinkedIn, les emails, et un CRM en même temps.
Voici comment nous automatisons ce processus :
- Un bot de réservation de calendrier
- Les enregistrements d'appels envoyés à Slack
- Toutes les réponses des emails, textos, LinkedIn acheminées vers Slack
La génération de leads pour les ventes n'a pas besoin d'être compliquée. Nous utilisons simplement nos études de cas! Petite astuce : si vous n'avez pas d'études de cas, créez du contenu puissant pour attirer les clients potentiels.
Voici le workflow que nous utilisons pour raccourcir notre cycle de vente et conclure rapidement!
- Le prospect réserve un appel -> email de confirmation avec études de cas et témoignages vidéo -> rappel email 24h avant l'appel découverte avec notre bibliothèque de contenus
- Une fois qu'un lead est qualifié -> envoyer un document + plus de contenus
- 24h avant la démo -> VSL
Conseil: Trouvez des moyens de vous démarquer lors des réunions prospectives. Nous nous inspirons vraiment de THETYFRANKEL et de leur vidéo cameo de LaVar Ball! La vidéo lui a coûté environ 500 $, et elle lui a rapporté bien plus de 20-40k $ pour son agence.
Onboarding en pilotage automatique
L'onboarding diffère pour chaque agence. Cela dépend des services que vous proposez, des attentes de vos clients et de la configuration de votre équipe. Chaque agence a généralement cinq workflows en commun :
- Génération interne de leads
- Ventes
- Onboarding
- Exécution
- Rétention
Nous utilisons l'automatisation pour rendre chaque étape beaucoup plus efficace. Lorsqu'il s'agit de l'onboarding, la plupart des agences couvrent ces trois aspects :
- Canaux de communication
- Gestion de projet
- Gestion des vendeurs
Voici notre stack technologique pour l'onboarding :
- HighLevel — Une plateforme de ventes et de marketing complète axée sur les agences
- Zapier — Le maître de l'automatisation des workflows
- Google Drive
- Slack
Voici un aperçu de notre processus
Tout d'abord, allez sur Zapier et commencez à explorer les actions/triggers de tout ce qui pourrait fonctionner pour votre entreprise. Tout ce qui ne peut pas être automatisé sur Zapier doit être délégué à un VA. Vous verrez qu'au moins 30% à 40% des tâches peuvent être automatisées avec les informations que vous collectez sur votre formulaire d'onboarding.
Formulaire d'onboarding?! Content que vous demandiez!
1. Formulaire d'onboarding
C'est non négociable. Vous en avez besoin pour créer des zaps et des workflows.
Un formulaire d'onboarding vous aidera à obtenir les informations dont vous avez besoin pour automatiser les sorties (votre dossier Drive, les messages Slack, etc.). Votre webhook, qui sont les messages automatisés que vous recevez lorsqu'un événement est déclenché, sera lancé sur Zapier.
Le formulaire d'onboarding est créé sur HighLevel et est attaché à un sous-domaine. Il garantit que toutes les informations dont vos vendeurs ont besoin pour faire leur travail seront capturées de manière claire et systématique. Cela peut inclure des informations de contact, d'autres exigences, etc.
2. Gestion de projet
Nous utilisons Notion pour la gestion de projet et avec les nouvelles mises à jour Zapier, nous pouvons automatiser une tonne de travail. Voici comment notre espace de travail est construit pour que notre équipe puisse communiquer et travailler en conséquence.
Deux choses se produisent lorsque le formulaire d'onboarding est rempli :
- Une checklist d'onboarding est créée
- Un nouveau client est ajouté à notre board de clients
Dès que le formulaire est soumis, un email est envoyé à nos vendeurs avec les informations dont ils ont besoin pour commencer.
Maintenant, les gestionnaires de comptes peuvent se mettre au travail!
3. Gestion des vendeurs
La plupart des agences ont plusieurs vendeurs pour chaque client individuel. Nous utilisons typiquement deux vendeurs pour notre service: Un agent de vente interne (équipe ISA) et un constructeur de liste de leads.
4. Communications avec les clients
Cela peut devenir délicat. Je suggère de passer à un système de ticket (quelque chose comme manyrequests.com) une fois que vous avez dépassé la marque des 30 clients (sauf si vous êtes un expert en communication et suivi!)
Mais si ce n'est pas le cas, alors je créerais des canaux partagés dans Slack pour communiquer avec eux.
5. Quelques points supplémentaires à garder en tête
CRM:
Nous avons besoin que nos clients aient des CRM car nous faisons de la génération de leads B2B donc s'ils sélectionnent 'non' dans le formulaire d'onboarding, nous avons un zap qui créera automatiquement un CRM pour eux.
Suivi continu:
Nous effectuons un appel de suivi client une fois par mois. Nous avons mis en place un workflow automatisé pour faciliter cela afin que Slack envoie à nos clients un rappel de réserver l'appel le premier de chaque mois.
De pratique à entièrement automatisé
De nombreuses entreprises de services rencontrent des difficultés car elles n'ont aucune idée de comment trouver leurs clients idéaux, les contacter et prendre rendez-vous pour qu'ils puissent présenter et conclure une vente. Dans ma première entreprise de services, je ne savais pas comment obtenir des clients. Alors j'ai fait ce que je savais faire de mieux: j'ai créé un site web, déposé le dossier pour la LLC, informé ma famille, et j'avais toujours zéro client.
Finalement, j'ai décidé d'apprendre la génération de leads comme ma poche. J'ai appris à rédiger des emails personnalisés en masse qui se convertissent en réunions productives me permettant de conclure des accords avec des clients potentiels.
J'ai appris à aimer les ventes sortantes. C'est pourquoi je veux aider d'autres entreprises à éviter ce travail fastidieux et à croître! J'espère que ce flux de processus vous aidera à simplifier le travail de votre agence. Si vous avez des astuces, partagez-les avec nous. Nous cherchons toujours à nous améliorer!
Merci Nick d'avoir partagé avec nous vos connaissances en matière d'automatisation! Vous pouvez suivre son parcours sur Twitter ici.
