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Comment une agence a révolutionné l'intégration de ses clients grâce à l'automatisation

Résumé de l'article :
Automation

Titre: "Automatisation et Simplification du Processus d’Onboarding Client par une Agence" Dans cet article, nous découvrons l'histoire fascinante de Nick Abraham, COO chez Jetpack, et de comment il a révolutionné l'onboarding client de son agence grâce à l'automatisation et aux outils no-code. Partageant son parcours entrepreneurial, Nick explique comment il est passé d’une gestion manuelle et chaotique à une opération rationalisée et efficace. Il aborde les stratégies qu'il a mises en place pour automatiser la génération de leads et optimiser les interactions avec les clients via des plateformes comme Zapier, Mailshake et Slack. Les processus de gestion de projet et de communication avec les vendeurs sont également abordés, illustrant comment chaque étape du travail peut être simplifiée grâce aux outils technologiques appropriés. En conclusion, Nick révèle comment cette approche a permis à son équipe de gagner en efficacité et en productivité, offrant ainsi une meilleure expérience client. Ce témoignage est une véritable source d'inspiration pour toute agence cherchant à optimiser ses processus grâce à l’automatisation. Plongez dans cet article pour découvrir une méthodologie innovante et efficace de gestion d'agence !

Tout lire

Automatisation et Simplification du Processus d'Onboarding Client par une Agence

Nous adorons mettre en lumière les personnes qui font des choses incroyables avec le no-code. Nous avons discuté de l'automatisation sur notre blog dans un guide pratique, mais nous restons toujours impressionnés par ceux qui l'adaptent à leur secteur.

C’est ainsi que nous avons découvert le travail de Nick Abraham. Il a mis en place un processus efficace pour aider les agences à automatiser et simplifier l'onboarding de leurs clients.

Voici son histoire.

Salut, je m'appelle Nick Abraham, je suis COO chez Jetpack. Mon rôle est de veiller à ce que toutes nos entreprises du portefeuille fonctionnent à un niveau élevé, ce que je fais principalement grâce aux automatisations et aux systèmes. J'ai toujours été entrepreneur. De la vente de chaussettes customisées au collège, à la création de ma propre agence marketing qui employait plus de 7 personnes à l'âge de 18 ans. Originaire de Dallas, ma famille vient d'Inde.

Avant de découvrir le mouvement no-code, la vie en agence était chaotique! Les choses étaient standardisées, mais elles demandaient beaucoup d'efforts manuels. Maîtriser Integromat et Zapier m'a permis de libérer complètement mon temps, ainsi que celui de mes employés. À un moment donné, nous exécutions plus d'un million de zaps par mois!

Génération de leads en pilotage automatique

Nous utilisons la méthode de cold email @blackhatwizardd sur Mailshake pour envoyer des emails hyper-personnalisés. Nous vivons quasiment sur Slack, donc nous avons un canal séparé pour la génération de leads.

Nous avons une équipe de VAs (assistants virtuels) qui appelle proactivement toute personne qui répond positivement. Grâce à la séquence omnicanal sur Slack, le VA est notifié rapidement, répond rapidement, et gère les messages efficacement. Cela est beaucoup plus facile que de surveiller LinkedIn, les emails, et un CRM en même temps.

Voici comment nous automatisons ce processus :

  • Un bot de réservation de calendrier
  • Les enregistrements d'appels envoyés à Slack
  • Toutes les réponses des emails, textos, LinkedIn acheminées vers Slack

La génération de leads pour les ventes n'a pas besoin d'être compliquée. Nous utilisons simplement nos études de cas! Petite astuce : si vous n'avez pas d'études de cas, créez du contenu puissant pour attirer les clients potentiels.

Voici le workflow que nous utilisons pour raccourcir notre cycle de vente et conclure rapidement!

  • Le prospect réserve un appel -> email de confirmation avec études de cas et témoignages vidéo -> rappel email 24h avant l'appel découverte avec notre bibliothèque de contenus
  • Une fois qu'un lead est qualifié -> envoyer un document + plus de contenus
  • 24h avant la démo -> VSL

Conseil: Trouvez des moyens de vous démarquer lors des réunions prospectives. Nous nous inspirons vraiment de THETYFRANKEL et de leur vidéo cameo de LaVar Ball! La vidéo lui a coûté environ 500 $, et elle lui a rapporté bien plus de 20-40k $ pour son agence.

Onboarding en pilotage automatique

L'onboarding diffère pour chaque agence. Cela dépend des services que vous proposez, des attentes de vos clients et de la configuration de votre équipe. Chaque agence a généralement cinq workflows en commun :

  • Génération interne de leads
  • Ventes
  • Onboarding
  • Exécution
  • Rétention

Nous utilisons l'automatisation pour rendre chaque étape beaucoup plus efficace. Lorsqu'il s'agit de l'onboarding, la plupart des agences couvrent ces trois aspects :

  • Canaux de communication
  • Gestion de projet
  • Gestion des vendeurs

Voici notre stack technologique pour l'onboarding :

  • HighLevel — Une plateforme de ventes et de marketing complète axée sur les agences
  • Zapier — Le maître de l'automatisation des workflows
  • Google Drive
  • Slack

Voici un aperçu de notre processus

Tout d'abord, allez sur Zapier et commencez à explorer les actions/triggers de tout ce qui pourrait fonctionner pour votre entreprise. Tout ce qui ne peut pas être automatisé sur Zapier doit être délégué à un VA. Vous verrez qu'au moins 30% à 40% des tâches peuvent être automatisées avec les informations que vous collectez sur votre formulaire d'onboarding.

Formulaire d'onboarding?! Content que vous demandiez!

1. Formulaire d'onboarding

C'est non négociable. Vous en avez besoin pour créer des zaps et des workflows.

Un formulaire d'onboarding vous aidera à obtenir les informations dont vous avez besoin pour automatiser les sorties (votre dossier Drive, les messages Slack, etc.). Votre webhook, qui sont les messages automatisés que vous recevez lorsqu'un événement est déclenché, sera lancé sur Zapier.

Le formulaire d'onboarding est créé sur HighLevel et est attaché à un sous-domaine. Il garantit que toutes les informations dont vos vendeurs ont besoin pour faire leur travail seront capturées de manière claire et systématique. Cela peut inclure des informations de contact, d'autres exigences, etc.

2. Gestion de projet

Nous utilisons Notion pour la gestion de projet et avec les nouvelles mises à jour Zapier, nous pouvons automatiser une tonne de travail. Voici comment notre espace de travail est construit pour que notre équipe puisse communiquer et travailler en conséquence.

Deux choses se produisent lorsque le formulaire d'onboarding est rempli :

  • Une checklist d'onboarding est créée
  • Un nouveau client est ajouté à notre board de clients

Dès que le formulaire est soumis, un email est envoyé à nos vendeurs avec les informations dont ils ont besoin pour commencer.

Maintenant, les gestionnaires de comptes peuvent se mettre au travail!

3. Gestion des vendeurs

La plupart des agences ont plusieurs vendeurs pour chaque client individuel. Nous utilisons typiquement deux vendeurs pour notre service: Un agent de vente interne (équipe ISA) et un constructeur de liste de leads.

4. Communications avec les clients

Cela peut devenir délicat. Je suggère de passer à un système de ticket (quelque chose comme manyrequests.com) une fois que vous avez dépassé la marque des 30 clients (sauf si vous êtes un expert en communication et suivi!)

Mais si ce n'est pas le cas, alors je créerais des canaux partagés dans Slack pour communiquer avec eux.

5. Quelques points supplémentaires à garder en tête

CRM:

Nous avons besoin que nos clients aient des CRM car nous faisons de la génération de leads B2B donc s'ils sélectionnent 'non' dans le formulaire d'onboarding, nous avons un zap qui créera automatiquement un CRM pour eux.

Suivi continu:

Nous effectuons un appel de suivi client une fois par mois. Nous avons mis en place un workflow automatisé pour faciliter cela afin que Slack envoie à nos clients un rappel de réserver l'appel le premier de chaque mois.

De pratique à entièrement automatisé

De nombreuses entreprises de services rencontrent des difficultés car elles n'ont aucune idée de comment trouver leurs clients idéaux, les contacter et prendre rendez-vous pour qu'ils puissent présenter et conclure une vente. Dans ma première entreprise de services, je ne savais pas comment obtenir des clients. Alors j'ai fait ce que je savais faire de mieux: j'ai créé un site web, déposé le dossier pour la LLC, informé ma famille, et j'avais toujours zéro client.

Finalement, j'ai décidé d'apprendre la génération de leads comme ma poche. J'ai appris à rédiger des emails personnalisés en masse qui se convertissent en réunions productives me permettant de conclure des accords avec des clients potentiels.

J'ai appris à aimer les ventes sortantes. C'est pourquoi je veux aider d'autres entreprises à éviter ce travail fastidieux et à croître! J'espère que ce flux de processus vous aidera à simplifier le travail de votre agence. Si vous avez des astuces, partagez-les avec nous. Nous cherchons toujours à nous améliorer!

Merci Nick d'avoir partagé avec nous vos connaissances en matière d'automatisation! Vous pouvez suivre son parcours sur Twitter ici.

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Florent Lucas
Directeur Marketring & Commecial @TheTribe

J'ai bossé 6 mois avec Deux.io sur 4 thématiques : SEO, SEA, Outreach et Social Selling. Hasard ou non, on ne sait jamais vraiment ce qu'il se passe côté growth ;), notre nombre de demandes entrantes est nettement reparti à la hausse en ce début d'année.Nous avons notamment pu cranter sur 2 sujets : le SEA, on en faisait un peu auparavant, mais on jetait surtout de l'argent par les fenêtres, et l'outreach, où nous avons nettement progressé sur les séquences, avec des bons taux de retour.Je suis particulièrement satisfait du fait que nous ayons pu se réapproprier l'ensemble des travaux réalisés et diffuser une culture Growth au sein de l'équipe acquisition.Côté Deux.io, Steph a une approche commerciale top, et j'ai apprécié son soucis de nous proposer un accompagnement sur-mesure nécessaire à notre contexte, et John un entrepreneur, hacker, magicien du web avec pleins de bonnes idées faciles à implémenter. Le reste de l'équipe, Emilie, Guillaume notamment nous ont également parfaitement accompagné.Bref, je suis fan, et je recommande ++

adelaide Aujay - Directrice Marketing
Adelaide Aujay
Directrice Marketing @horiz

Agence growth hacking ayant à coeur d’accompagner efficacement ses clients pour qu’ils atteignent leurs objectifs de croissance et de rentabilité. J’ai réellement apprécié leur écoute et leur capacité à mettre en place des plans d’actions à court terme et plus long terme; et aussi à revoir leur copie en fonction des 1er résultats ou des changements de priorités business. Mention spéciale à Jonathan, expert SEO, qui en plus prend le temps de former sur son métier.

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Laura Lhoiry
Directrice Marketing @Nomadia

Très bonne expérience avec l'équipe de Jonathan, des conseils avisés et un partage de best practices. Nul doutes que les résultats de la prestation seront au rendez-vous !

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Vincent Gouedard
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Très bon accompagnement. Nous avons apprécié la rigueur et l’expertise des équipes deux.io. En 3 mois, nous avons collecté suffisamment de données pour mieux comprendre et appréhender notre nouveau marché.

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Vivian Bertin
Directeur @Wacano Paris

Avant j’avais un bagage théorique en Growth maintenant je sais scraper méthodiquement n’importe quel site.Non seulement la team Deuxio vous pousse sur chaque jour de formation à exécuter des actions  concrètes mais elle livre également toutes ses techniques secrètes pour avoir plus d’impact.A conseiller chaudement à tout acteur de l’écosystème startup !

Matthieu BURIN - CEO & Co-founder
Matthieu Burin
CEO & Co-founder @Hemea

Super agence, très bon conseil dans l'air du temps, testée et approuvée plusieurs fois, merci !

Edouard Thieuleux - Abc
Edouard Thieuleux
Founder @AbcSupplyChain

Super agence de growth marketing. Ils vont à l'essentiel, maîtrise toutes les plateformes et ajuste très rapidement en fonction des prix et tendances. Merci à Jonathan et Brice pour le suivi de qualité.

Raphael Siciliani -
Raphael Siciliani
Business Development Manager @Scribe

Après avoir travaillé avec de nombreuses agences growth, Deux.io est de loin la plus professionnelle et compétente. Un plaisir de travailler avec une équipe humaine et accessible vraiment impliqué dans la reussite de notre entreprise.

Arthur
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